Építőipari feladatkezelés
A feladatok kezelése és koordinálása az egy nagyon fontos téma a sikeres projektek elérésének érdekében. Alapvető kérdés, hogy mi a feladat? Ki valósítja meg? Ki ad rá utasítást? Ki ellenőrzi? Kinek kell jelenteni a feladatról? Ki a felelőse a feladat megvalósításának? Mindez hogyan lehet egy térben kezelni? Ez csak néhány nagyon egyszerű kérdés egy építőipari projekt megvalósításából kiragadva. Azonban már ebből is látszik, hogy mi mindennel kell foglalkozni, ahhoz, hogy egyáltalán egy adott feladatot valaki elkezdjen.
Mivel építőiparról beszélünk és az építőipar egy egyedi projekteket megvalósító iparág, ezért nyilván való, hogy itt valamilyen projektmenedzsment módszertan szükséges, hogy a cégek sikeres projekteket zárhassanak. Építőipari projektek esetén az agilis módszertanokat elvethetjük, így maradnak a hagyományosabb, vízesés modell alapú projektmenedzsment módszertanok. Ezeknek része a projekt teljes keretét felölelő, minél pontosabb tervezésre való törekvés, amely magában foglalja az projekten felmerülő feleadatok kezelését is. Leginkább sajátos módszertanokat alkalmaznak az egyes vállalatok, és azok is cégmérettől függően teljesen különböznek. A nagyobb cégek formalizáltabb módon kezelik, míg a kis vállalkozások teljesen ad-hoc jelleggel működnek.
Értelemszerűen az ad-hoc jellegű projektmegvalósítás során hatalmas a kockázata a projekt végkimenetelét illetően és nagyon nagy lehetőséget teremt a hibákra, amelyeknek komoly pénzügyi következményei vannak. A formalizáltabb működés már közelebb van az ideálishoz, mert például ilyen esetekben már találkozunk projekttervezéssel, feladatok és hatáskörök egyértelmű meghatározásával, belső folyamatszabályozásokkal, esetleg kommunikációs tervekkel, hogy csak néhányat említsünk. Azonban ezekben az esetekben is sokszor előfordulnak olyan problémák, amelyek még mindig nagy kockázatokat hordoznak magukban. Lehet, hogy vannak meghatározott folyamatok, de azokat vagy nem alkalmazzák vagy nem a szabályzatnak megfelelően járnak el, mert nincsen egy olyan ellenőrző keretrendszer, például egy célszoftver, amely ebben segítené a cégeket. Tipikus probléma, hogy a projektek megvalósítása során a számtalan egy időben jelentkező feladatból egy-két dolog kimarad, elfelejtődik vagy nem jut el az információ ahhoz, akinek azzal éppen dolga lenne.
Az erős munkahelyi feladatkoordináció nagyon komoly segítséget adhat az építési projektek megvalósítása során. Rendet teremt a káoszban és olyan keretet ad a szereplők számára, amely segítségével a projekt csapatok produktivitása jelentősen nőhet. Továbbá az ellenőrzést végzők és a felelősök egy tisztább és átláthatóbb képet kaphatnak a feladatok állásáról, az azokon jelentkező esetleges problémákról.
Miért elengedhetetlen a feladatok menedzsmentje az építkezéseken?
Ahhoz hogy megértsük, hogy miért fontos a feladatokat megfelelő módon koordinálni a projekteken elég azt a tényt ismerni, hogy világszerte a nagy projektek 20%-al tovább tartanak és 80%-al nagyobb költségvetéssel zárulnak, mint az eredetileg tervezett állapot. Ezt a statisztikát látva egyértelmű, hogy van min javítani és egy erős projekt feladatkezeléssel biztosan lehet is.
A projektmegvalósítás során a feladatkezelés számos okból meghiúsulhat. Vegyük például a nem megfelelő kommunikációt. Amennyiben a feladatok kommunikálása többféle módon történik, vagy az információk késve jutnak el a felelősökhöz, abban az esetben a feladatok elvégzése is hibás lehet, felesleges munkavégzést generálhat és e miatt a plusz javítási feladatok vagy a garanciális munkavégzés plusz költségeket jelent a cégek számára.
Hogyan lehet javítani a projekt feladatkezelést?
Az alábbiakban 4 lépésben bemutatjuk azokat az intézkedéseket, amelyeket meg tudunk tenni a projektek feladatkezelésének javítása érdekében.
1. A projektszereplők összekapcsolása
Gyakori probléma, hogy az iroda és a projekthelyszín közötti kapcsolat komoly hiányosságoktól szenved. Alapvetően ebben az esetben a kommunikáció problémájáról beszélünk. Vegyük például a projektben résztvevő projekt gazdaságis kolléga és a munkaterületen dolgozó építésvezető közötti kommunikációt. Sokszor előfordul, hogy nincsenek tisztában az egymástól elvárt feladatok okaival, nem látják például, hogy miért kellene a munkaterületről valós időben a projektre vonatkozó gazdasági információkat megadni vagy miért kér a projektvezető heti szinten kimutatást a projekten felmerülő költségekről. Ebben tud segíteni egy meghatározott work-flow és egy a kommunikációt és a feladatkezelést támogató technológia, amely valós időben áttekintést ad a projekteken felmerülő feladatokról és a kommunikációt egy zárt szabályozott térbe helyezi át, ahol a központ a projektiroda és az egyes építési helyszínek össze tudnak kapcsolódni.
2. Szabályozott feladatkezelési work-flow létrehozása
Szükséges egy egyértelmű és teljesen világos feladatkezelési work-flow, amely segít eligazodni a feladatok tengerében. Amennyiben a projektszereplők összekapcsolása már valamilyen formában adott, abban az esetben el lehet kezdeni a projektszereplők feladatait egységbe szervezni. Azaz, amikor elkezdünk egy projektet, akkor tudjuk, hogy milyen feladatokat kell megvalósítani, hogy a projektet le tudjuk zárni. Kell egy projekt terv, amelynek mentén a feladatokat meg tudjuk határozni. A meghatározott feladatokat projekt típusonként szükséges tipizálni és ezek után folyamatokba szervezni. Például egy irodaház irodahelyiségének kialakítása után a garanciális munkák menedzseléséhez létre lehet hozni egy egyszerű folyamatot, amely mentén az adott garanciális javítási feladatot megvalósítjuk. Ugyanígy létre kell hozni egy olyan folyamatot, amely a kivitelezés fázisában a projektmegvalósítás feladatait foglalja magában és mindezeket célszerű írásban rögzíteni, hogy a szereplőknek egyértelmű legyen, hogy egy adott esetben a feladatokkal éppen kinek van dolga és mi a teendője.
3. Feladatok rendszerzése
Amikor a feladatkezelési work-flow is rendelkezésre áll, akkor kell kiépíteni azt a rendszert, amely konkrétan meghatározza, hogy az egyes feladatmegvalósítási esetekben kinek, milyen módon és mélységben van dolga a feladatokkal. A projektek kezdetén feladat láncolat még csak nagy egységekben van meg, ezért ahogy haladunk előre szükségszerűen a projektmenedzsment módszertanunknak megfelelően egyre elemibb részekre bontjuk őket. Amint a feladatok elérik azt a szintet, ami már alkalmas arra, hogy azt az egyik szereplő elkezdje megvalósítani, akkor szükséges azokat rendszerezni. Például, ha az alvállalkozók kiválasztása már esedékessé válik, akkor a projektvezető kiadja a feladatot az előkészítő mérnöknek, hogy az versenyeztesse meg az adott munkanemeket, és mielőbb küldje vissza az eredményeket. Általános szabály, hogy minden feladathoz felelőst, határidőt, prioritást rendeljünk, ugyanis ezek határozzák meg a feladatok sorrendjét, sürgősségét. Továbbá megadhatjuk a feladatok helyét, és az esetleges többi szereplőt is, hogy ők is tisztában legyenek vele, hogy esetleg nekik is lehet dolguk az adott feladattal. Vannak feladatmenedzsment módszertanok, amelyek szerint további csoportosításokat is szükséges végezni, például kategorizáljuk őket fontos-sürgős, nem fontos-nem sürgős stb. kategóriákba is. Mivel építőipari projektekről van szó, ezért ilyen mélységig talán nem feltétlenül szükséges elmenni minden esetben, megelőzendő a felesleges plusz adminisztrációt. Azonban, aki így látja megfelelőnek, egészen nyugodtan lehet még további kategóriákat is alkalmazni a feladatokhoz.
4. Szoftverek alkalmazása
Az építőpari feladatok menedzsmentje egy nagyon komoly kihívás projekt feladatkezelő szoftver nélkül. Nézzük meg hogyan működik a legtöbb helyen a gyakorlatban. A szereplők közös munkája kimerül annyiban, hogy e-maileket váltanak egymással, mobilos chat applikációkban csoportokat hoznak létre, élő szóban, telefonon és online megbeszéléseken kommunikálnak, illetve napi, heti időigényes kooperációkon vesznek részt sokszor a legapróbb feladatok miatt is, eltöltve rengeteg értékes időt. Természetesen ezek is működnek és azt is el kell ismerni, hogy vannak olyan feladatok, ahol az írásos megerősítés és a személyes megbeszélések elengedhetetlenek. Azonban mi van abban az esetben, amikor napi 10-15 vagy még több feladatot is ránk zúdítanak a kollégák megszámlálhatatlan e-mailek és telefonok formájában? Elérkezik a káosz, és ilyenkor bizony be-be csúszik egy hiba, egy elfelejtett feladat, amin sokszor akár határidők is múlhatnak és rengeteg felesleges időnk megy el arra, ha kapkodva kell utólag rendbe hozni. Erre a problémára léteznek a feladatkezelő szoftverek sokféle formában. Vannak, amelyek egyszerű To-Do lista megoldásokat kínálnak, vannak amelyek Kanban tábla segítségével működnek. Vannak ezekből a szoftverekből egyszerű és komplexebb megoldást kínálók is. Ezek a szoftverek vagy a saját, egyszerű feladatlistáink kezelésére alkalmasak, vagy egyszerűbb projektek megvalósításában tudnak nagyon jó segítséget nyújtani, mint például a szoftverfejlesztési projektek vagy szupport szolgáltatás nyújtása.
Az építőiparban azonban ezeknél többre van szükség. Az alapvető igény, hogy a feladatokat projektekbe és projekt helyszínekbe lehessen szervezni. Nem elég az egyszerű folyamatok alkalmazása, hanem az építőiparban jellemző megvalósítási láncokat kell alkalmazni. Az alvállalkozókat is jó ha be lehet vonni a szereplők közé, hogy őket is egy zárt rendszerben tudjuk tartani. Az e-mail integráció egy egyszerű, de annál fontosabb elem. Minden feladatról, státusz változásról és felelősök megváltozásáról e-mailes értesítést kell kapni. Csatolmányok feltöltése is egy rendkívül fontos eleme egy ilyen rendszernek, hiszen az egyes feladatokhoz jó ha tudunk akár több képet, dokumentumot csatolni mobil felületről közvetlenül a munkaterületről. Továbbá egy ilyen rendszerrel akár az irodából is nyomon tudjuk követni a feladatok aktuális állását és, amennyiben az alvállalkozónk, vagy a kollégánk készre jelent egy feladatot, azt akár a csatolt fotók és a készre jelentés alapján egy rendszerből jövő munkalap kiállításával le is tudjuk igazolni. Mindezt pár perc alatt, zárt rendszerben, felesleges utazgatások, telefonálgatások nélkül. További előnye ezeknek a rendszereknek a riportolási lehetőség, amelyeken keresztül akár vállalati szinten is képet kaphatunk az egyes feladatok állásáról, a késések okairól, a projekt csapatok és tagok produktivitásáról.
Amint az látható a hatékony projekt feladatkezelés sokkal többet jelent, mint egy egyszerű feladatlista. Mindez magában foglalja a feladatok nyomonkövetését, a feladatok kiosztását a projektben résztvevő csapattagoknak és határidők megahatározását a projekt időben történő befejezésének érdekében. A szoftver azt is biztosítja, hogy az egyes lépések ne maradjanak ki és amennyiben valamilyen feladatnak a megvalósításáról múltbéli információra van szükségünk azt is egyszerűen egy zárt rendszerből bárki által visszakereshetően el lehet érni. A feladatkezelési módszertan megvalósítása rendszerezi a folyamatokat és segíti a csapattagok közötti kommunikációt és együttműködést is, összességében növeli a hatékonyságot.
A fenti jellemzők mind megtalálhatóak a Procon-x Task rendszerben. Tudj meg többet a szoftverről!
