Manapság az építőipari cégek működésében szinte teljesen elképzelhetetlen az Excel használatának mellőzése, legyen az egy egyszemélyes vállalkozás, vagy a legnagyobb multi cég. Szinte minden kolléga szívesen nyúl hozzá az Excel táblázatokhoz minden olyan esetben, amikor számításokat, kimutatásokat, időterveket, adatsorokat vagy ennél komplexebb feladatokat kell elkészíteni. A vállalati controlling alaptáblázataitól kezdve a céges vagy projekt cash-flowk elkészítésén át a BI kimutatásokig szinte minden elkészíthető benne. Azonban egy bizonyos, átlag felhasználói szint felett, a munkavégzés az Excelben exponenciálisan bonyolódik. Komoly Excel ismeretet és időráfordítást igényel egy komplex, több táblázatot is egyben kezelő rendszer megalkotása és annak folyamatos karbantartása, viszont mindez sajnos nélkülözhetetlen az adatelemzések során. Léteznek persze olyan megoldások, amelyek adatbázist is építenek az Excelek alá, segítve ezzel a hatékonyságot, de ezzel még mindig csak az elvárások egy részét lehet teljesíteni, nem mellesleg ekkor már szoftverfejlesztői feladatvégzésre is szükség lehet, amely valljuk be egy ilyen esetben már luxus.
Azt kijelenthetjük, hogy az Excelt még egy jó ideig nem fogjuk tudni nélkülözni, mivel egy kiváló eszköz a mindennapok alap problémáinak megoldásában, azonban bizonyos komplexebb igények esetén már több a hátránya, mint az előnye, ráadásul nem nevezhető igazán építőipar specifikus eszköznek sem.
Nézzük meg, hogy mik ezek a hátrányok, amelyek miatt az Excelt érdemes kiváltani.
1. Nem építőipar specifikus
Az Excelről megállapítható, hogy nem illeszkedik az építőipari igényekhez. A helyszínen dolgozók nem feltétlen férnek hozzá a legutolsó verziókhoz, több különböző táblázat közül kell keresgélni a megfelelőt, továbbá a kommunikációt és a gyors döntéseket sem támogatja, mivel nem tartalmaz minden információt, megfelelő struktúrában, azonnal hozzáférhető helyen, jogosultságokkal védetten. Plusz erőforrásokat kell igénybe venni annak érdekében, hogy a táblázatok naprakészek legyenek, de ebben az esetben is elmaradhatnak az adatok frissítései. Egy mindenre kiterjedő építőipar specifikus folyamatok leképezése az Excleben nagyon komoly kihívást jelent a projekten dolgozók számára.
2. Nem tartalmaz valós idejű információkat
A táblázatok nem tartalmaznak azonnali, dinamikus információkat sem, ez által a gyors és fontos döntésekben nem lehet igénybe venni őket. A táblázatokban lévő adatok hamar elavulttá válnak, ez által nem mindig áll rendelkezésre a döntéshozóknak a megfelelő információ, amikor szükségük lenne rájuk. E helyett marad az e-mailen küldözgetés és a telefonos kommunikáció, ami szintén lassítja a folyamatokat.
3. Nagyon könnyű benne hibázni
A komplex táblázatok hátránya, hogy nagyon könnyen lehet képlethibát véteni, mivel sokszor többen is dolgoznak egy táblázaton és sok esetben észre sem veszik, hogy hiba van a táblában. Elég csak egy cellával kevesebbet behúzni egy összegzésnél az egyik soron. Így jönnek létre a pontatlan jelentések. Munkánk során találkoztunk már olyan esettel is, ahol a cég legfontosabb controlling jelentésében több képlet is hibás volt és mint kiderült több mint egy évig észre sem vették, ezzel több tízmillió forintos pontatlanságot tettek a rendszerbe. Persze léteznek erre is megoldások, pl. előre kialakított, többször ellenőrzött, netán adatbázis alapú táblázatok, de ezek összerakása és működtetése már átlag feletti tudást és rengeteg időt igényel.
4. Verziókezelés hiánya
A komplexebb Excelek használatának sajátossága, hogy akár többen is dolgoznak egy adott táblázatban, ami már önmagában hibafaktor. Azonban amikor az esetlegesen megosztott táblázatokat a kollégák saját információik alapján elkezdik szerkeszteni, akkor nem lehet megállapítani, hogy kié a legutolsó helyes információ, ami bekerül. A másik probléma, hogy egy adott táblázaton belül a bekerülő adatok kortörténetéről sem kapunk információt, ami megnehezíti az elemzést.
5. Időrabló tevékenységek
Egy komplex Exceltábla összeállítása, mint azt már említettük, komoly felhasználói tudást kíván és az adatok, képletek, munkalapok, táblázatok összefüggéseinek hibaellenőrzése, karbantartása rengeteg időt emészt fel. Továbbá az adatok többnyire manuálisan kerülnek be a táblázatokba különböző digitális, rosszabb esetben papír alapú forrásokból, amelyek az ilyen jellegű feladatvégzést rémálommá tudják varázsolni.
Mi a megoldás?
Az építőipar számára olyan szoftverekre van szükség, amelyek bevezetik a folyamatokat a digitális térbe, egy helyen és valós időben, megfelelő jogosultságok mellett mindenki számára hozzáférhetően kezelik az adatokat, egyszerű adatbevitelt és adatkinyerhetőséget tesznek lehetővé, összességében támogatják a felhasználók napi munkáját, segítve ezzel a gyors és megfelelő döntéshozatalt. Továbbá ezeknek az eszközöknek figyelembe kell venniük az építőipari projektek megvalósításának sajátosságait és folyamatait.
Szoftvereink között mind a feladatkezelésre, mind pedig a projektmenedzsment és projektcontrolling folyamatokra találhatsz megoldást. Amennyiben ezek közül részben,- vagy nem sikerült megtalálnod a számodra megfelelőt, abban az esetben szoftverfejlesztőink segítségével megvalósítjuk a számodra legmegfelelőbb eszközt.
Vedd fel velünk a kapcsolatot!
