Az építőipari projektek egyik fő jellemzője, hogy szinte minden esetben eltérő és egyedi építmények megvalósítása történik. Sokan úgy gondolják, hogy e miatt nem lehet standardizálni a folyamatokat. Azonban ez nem egészen így van.
A projektek típusaitól függetlenül a folyamatok 70-80%-a szinte minden esetben ugyanaz, ezért ezekre a folyamatokra téve a fókuszt a standardizálás egy valós lehetőség. Nagyon fontos feladat a projekt megvalósítás folyamatainak feltárása és azok rendszerezése, majd pedig az általános, közös szabályrendszerek kialakítása. Amennyiben egy ilyen rendszert sikerül összeállítani, az nagyban megkönnyíti a projektben résztvevők munkavégzését, mert ezen túl nem lesz szükségük saját, egyedi folyamatok kidolgozására és alkalmazására. Ez különösen fontos, mert így elkerülhetőek az egy cégen belüli különböző projektmegvalósítást folytató projektvezetők és felelősök által generált hibalehetőségek. Továbbá egy jól kidolgozott és standardizált folyamatrendszer, minden a projektben résztvevőnek egy kvázi szamárvezetőként is szolgál, kritikus esetekben tudják, hogy mi a teendő.
Egy ilyen új rendszer bevezetése nem egyszerű feladat, mert a projekthelyszínen vagy akár az irodában dolgozók nehezen tudják elfogadni, hogy a napi bevett szokásaikat új folyamatokra cseréljék vagy egészítsék ki, illetve túlzott adminisztrációt feltételezhetnek az egész mögött. Ezért nagyon fontos szerep hárul a vezetőkre és döntéshozókra, hogy be tudják mutatni a standardizált folyamatrendszer lényegét és annak használatából eredő várható előnyöket és meg kell tudják tanítani a kollégákat a rendszer használatára.
A folyamat standardizálását csak digitális munkavégzést támogató építőipari szoftverekkel lehet megvalósítani, mert ezek az eszközök tudják garantálni a rendszer szabályozott működését, legyen az akár az építőipari feladatok kialakítása vagy az építőipari kommunikáció megvalósítása.
További nehézség lehet még, hogy a projektben résztvevők és idősebb kollégák nem biztos, hogy könnyen veszik a digitális folyamatokhoz való alkalmazkodást. Azonban erre is egyszerű a válasz. Ma már szinte mindenki rendelkezik okostelefonnal és napi szinten használja is azokat akár valamilyen közösségi média felület miatt, vagy híreket olvas, vagy videókat néz, képeket oszt meg, e-maileket ír, chatel és akár a netbankját is használja. Ezek alapján nincsen okunk attól félni, hogy a kollégák esetleg nem birkóznak meg egy olyan új eszközzel, amely még segíti is a napi munkavégzésüket.
Az építőipari digitalizáció egy olyan vonat, ami akkor is eljön, ha nem szeretnénk felszállni rá
Az elmúlt pár évben úgy tűnik, hogy elkezdett az építőipari is végre megérni arra, hogy digitalizálódjon. Jellemzően a nagy cégeknél már Magyarországon is elkezdődtek ilyen jellegű törekvések, illetve megjelentek a szoftverpiacon is olyan fejlesztők, akik elindultak ezen az úton, azonban idehaza ez a folyamat még rendkívül gyermekcipőben jár. A pandémia is nagyot lökött az építőipari digitalizáció hajóján, mert kényszerből ugyan, de meg kellett tanulni távmunkában is projekteket megvalósítani, megbeszéléseket lebonyolítani, amelyek valamelyest bizonyították azt, hogy működik ez így is, sőt ha egy megbeszélést online is le lehet bonyolítani, akkor bizony még rengeteg időt is spórolhatunk pusztán az utazáson és az így keletkező „szabadidőt” akár más értékteremtő feladatra is lehet fordítani. Leegyeszerűsítve: a digitalizáció ilyen apró formában való megjelenése is akár hatékonyságot tud növelni és pontosan ez az, amire a cégeknek szükségük van a mai szűkülő lehetőségek közepette. Gondoljunk bele, ha az építőipari folyamatokat standardizáljuk és mindezt egy olyan digitális eszközzel valósítjuk meg, amely az építőipari személettel lett kialakítva, akkor milyen mértékű hatékonyságnövekedés érhető el az által, hogy a feladatok elvégzése és a kommunikáció felgyorsul, kevesebb felesleges feladatvégzés lesz.
Mivel a projektek folyamatai típustól függetlenül 70-80%-ban megegyeznek, ezért a folyamatok standardizálásával lehetőség lesz az egyszerűbb és gyorsabb munkavégzésére, pontosabb nyomonkövetésre, kockázatok csökkentésére és olyan releváns adatok gyűjtésére és elemzésére, amelyek segítségével hatékonyságot lehet növelni és a jövőbeli projektek megvalósításához fel lehet használni. Az adatok felhasználhatók a az egyes projektek összemérésére, a kulcsinformációk kimutatására, amelyekből gyors és azonnali információkat kaphatunk a projektjeink előrehaladásáról. Amennyiben az adatok alapján azt tapasztaljuk, hogy a projekten valami nem a jó irányba halad, akkor egy jól felépített folyamat rendszer segítségével könnyen tudjuk korrigálni és visszatérni a helyes irányba. Ehhez viszont el kell tudni engedni a régi egyéni folyamatkezelési szokásokat.
"Az építőipari digitalizáció nem egy lehetőség, hanem az eszköz! Az eszköz a versenyelőny megszerzésére, a hatékonyságnövelésre és a fejlődére"
A digitalizációs út lépései
1. Folyamatok felmérése és szervezése
Ahogy a fentiekben is kifejtésre került, szükség van a teljes céges projektmegvalósítás folyamatainak felmérésére. A folyamatokat és az abból levezethető feladatokat rendszerezni kell, ki kell szűrni a felesleges tevékenységeket és arra kell törekedni, hogy a work-flowban leginkább csak az értékteremtő feladatok maradjanak. Meg kell szervezni azt is, hogy mit kell tenni azokban az esetekben, amikor a megvalósítás során eltéréseket tapasztalunk a kialakított folyamatoktól.
A folyamatszervezést először a vezetőknek kell kezdeniük a saját cégükben, úgy hogy leülnek a kulcsterületeken dolgozó kollégákkal és közösen meg kell találni azokat a pontokat, amelyeknek az átszervezésével eredményeket lehet elérni. Ez után már érdemes felkeresni egy külsős tanácsadó, szoftverfejlesztő céget, aki meg tudja mutatni a digitalizációban rejlő lehetőségeket.
2. Építőipari szoftver bevezetése
Az építőiparban még mindig nagyon sokan tollat, papírt és általános szoftvereket, például Excelt, Dokumentum menedzsment programokat és különböző üzenetküldő platformokat használnak a projektjeik megvalósítása során, amelyek egyike sem építőipar specifikus eszköz. Természetesen önmagukban ezek a programok mind tökéletesen jól működnek, de mivel nem illeszkednek az építőipari igényekhez, ezért az irodában dolgozó kollégák és a projekthelyszínen kint lévő munkatársak között az információk könnyedén elveszthetnek, lassú a kommunikáció. A helyzetet rontja, hogy ezek a szoftverek statikus információkat kezelnek, nem automatizálhatóak, nem kapcsolódnak egymáshoz, ami további hibalehetőségeket rejt magában.
Ezért célszerű olyan építőiparra specializált szoftvert fejleszteni és bevezetni, amely naprakész információkat tartalmaz, a folyamatok jelentős részét automatizálttá teszi, segíti a munkavégzést és minden információt azonnal, egy helyről elérhetővé tesz.
A megfelelő szoftverekkel a projekten dolgozók folyamatosan kapcsolatot tudnak tartani, az ott megosztott információk közvetlenül kapcsolódnak a projekt tervhez, könnyedén tudnak aktuális információkat megadni és kritikus problémákat megjelölni.
3. Adminisztráció csökkentése
Jelenleg az egyik legnagyobb terhelés a folyamatos adminisztrációból ered a projekteken. A projektvezetők idejük nagy részét különböző jelentések készítésével és megbeszéléseken való részvétellel és mikromenedzseléssel töltik.
Ez által a projektben résztvevő csapattagok is folyamatosan a vezetőiktől függenek, sok olyan kulcsprobléma esetén nincs meg náluk időben az információ, ami alapján tovább léphetnének, sokszor elvault információk alapján kell döntéseket hozni.
Ezért nagyon fontos a folyamatok standardizálásán alapuló építőipari szoftverek alkalmazása. Amint a vezetők naprakész, folyamatosan rendelkezésre álló információkkal tudnak dolgozni és a projektcsapat tagjai is hozzáférnek a digitális eszközben lévő információkhoz az adminisztrációs terhek is jelentősen csökkenni fognak. Továbbá, ha az addig esetlegesen papír alapú dokumentumok megszűnnek és digitális változatban kezdik el azt használni a szoftver segítségével, akkor szintén csökken az adminisztrációs nyomás és nő a hatékonyság, mivel mindenki, akár egyszerre több helyszínről is hozzáfér ezekhez az újonnan digitalizált dokumentumokhoz.
4. A digitalizált folyamatok szokássá alakítása
A folyamatok standardizálásával és a digitalizáció segítségével létrejön egy olyan zárt rendszer, amelyben a projektben résztvevők megkapnak minden releváns információt és a könnyedén tudják a projekt státuszokat is frissíteni, valamint egyszerűen megkaphatják a következő elvégzendő feladataikat. A vezetők is pontos képet kaphatnak a kulcsinformációkról, ami nagyban segíti a gyors és helyes döntések meghozatalát.
A projektben részvevők is kapnak egyfajta biztonsági védőhálót és ez által a saját döntéseiket is önálóbban és megalapozottabban tudják meghozni. Nem kell mindig a vezetőknél lévő információkra várni, mert rendelkezésre áll és ez által a csapattagok is bevonódnak a döntéshozatalba.
Ahhoz azonban, hogy a kialakított folyamatok és a digitalizációs projekt is elhozza a várt sikert meg kell még vívni pár csatát a szervezeten belül. Egy alapvető paradigmaváltást kell levezényelni, annak érdekében, hogy a szervezet tagjai is elfogadják az új folyamatokat. Ehhez folyamatos együttműködésre és belső képzésekre van szükség a vezetők részéről.
Amint a gyakorlatban megjelennek az első projekten az eredmények, abban a pillanatban a csapat tagjai is hinni fognak benne. Mindez majd ösztönözni és motiválni fogja a csapatot, hogy minél jobban használják ki a digitalizációban rejlő lehetőségeket és ha mindent jól csinálunk, akkor meg fognak jelenni a belső igények a további fejlesztések iránt. Ebben a pillanatban fog szokássá válni az új rendszer szerinti működés.
A fejlődés útja
Az építőipari cégek jelenleg hajlamosak azt hinni, hogy az általuk használt eszközök megfelelnek az elvárásoknak, azonban azt be kell látni, hogy ezek a szoftverek önmagukban tényleg jók, de nem az építőiparra specializáltan jöttek létre, nem azt a célt szolgálják, hogy a projekteken összekapcsolják a szereplőket és azonnali, napkarkész információkkal szolgáljanak abban a formában, ahogy azt az építőipari specifikumok megkövetelik.
Mindezek miatt döntöttünk úgy, hogy elindítjuk az építőipari cégeket a digitalizáció útján. Segítséget nyújtunk abban, hogy milyen irányokba érdemes elindulni, hogy a lehető legkisebb erőfeszítéssel is már gyors eredményeket érjünk el. Megmutatjuk a már elkészült szoftvereinken keresztül azokat a lehetőségeket, amelyek ahhoz szükségesek, hogy közösen időt spóroljunk az embereknek és ez által a valódi, értékteremtő feladatokra tudjanak fókuszálni, hatékonyságot tudjanak növelni, végsősoron pedig versenyelőnyhöz juttatni őket a versenytársakkal szemben. Legvégül pedig egy olyan építőipari szoftver adunk a cégek kezébe, amelyek a saját igényeik szerint a saját folyamataik által vezérelve kerülnek kialakításra ami így a szervezeten belül egy valódi segítőtárssá válik.
Számos olyan terület van, amit nem érintettem ebben a cikkben, de tudjuk azt, hogy mik azok az irányok, ahol a digitalizációval értékes időt és energiát tudunk megspórolni a cégek számára. Sőt, úgy gondoljuk, hogy nem csak céges szinten, hanem ágazati szinten is nagyon komoly lehetőségek várnak még arra, hogy foglalkozzunk velük és bizony ennek is eljött az ideje.
Amennyiben a digitalizáció segítségével te is a fejlődés útjára szeretnél lépni, ne hezitálj, vedd fel velünk a kapcsolatot!
